Speaker briefen mit Checkliste und Vorlage

Die Buchung ist erst die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist das Briefing. Speaker:innen, die Publikum, Ziel und Zeitplan kennen, halten einen Vortrag, der zu deinem Event passt. Wer nur Datum und Adresse bekommt, liefert den Standardvortrag.

Dieser Leitfaden zeigt, was in ein gutes Briefing für Referent:innen gehört, wann du welchen Teil schickst, und gibt dir eine Vorlage zum Kopieren. Du suchst noch die passende Person? Dann lies zuerst, wie du einen Speaker buchst.

Warum ein Briefing wichtig ist

Speaker:innen bauen ihren Vortrag auf dem auf, was sie über dein Event wissen. Jedes Detail, das fehlt, wird zur Vermutung. Liegt die Vermutung beim Publikum falsch, passen die Beispiele nicht. Liegt sie beim Slot falsch, überzieht der Vortrag oder endet zu früh.

Ein schriftliches Briefing hält auch dein Team auf einer Linie. Speaker:in, Moderation, Technik und Empfang arbeiten mit demselben Dokument. Fragen tauchen Wochen vorher auf, nicht fünf Minuten vor dem Auftritt.

Die Speaker-Briefing-Checkliste

Nutze diese Liste als Checkliste für dein Speaker-Briefing. Nicht jedes Event braucht jeden Punkt. Lass einen Punkt bewusst weg, nicht aus Versehen.

Ziel und Thema des Events

Warum es das Event gibt und was das Publikum mitnehmen soll
Motto oder Leitthema, und wo dieser Vortrag hineinpasst
Weitere Speaker:innen und ihre Themen, damit sich nichts doppelt

Publikum

Erwartete Größe
Rollen, Hierarchieebene und Branche
Vorwissen zum Thema: Einsteiger:innen, Praktiker:innen oder Expert:innen
Sprache des Vortrags, und ob ein Teil des Publikums in einer Zweitsprache zuhört

Slot und Ablauf

Datum, Startzeit und genaue Länge des Slots
Was direkt davor und danach passiert
Ob der Slot den Tag eröffnet, nach dem Mittagessen liegt oder den Abend abschließt

Format und Länge

Keynote, Workshop, Panel, Kamingespräch oder etwas anderes
Redezeit und Zeit für Fragen
Folien, Video oder gar kein Screen

Welches Format passt zu deinem Ziel? Mehr dazu in Keynote, Workshop oder Panel.

Kernbotschaften und No-Go-Themen

Die ein, zwei Punkte, die das Publikum behalten soll
Themen, Namen oder Beispiele, die tabu sind, und warum
Interne Begriffe oder aktuelle Entwicklungen, die die Person kennen sollte

Bühne, AV und Technik

Bühnengröße, Rednerpult oder offene Bühne
Mikrofon: Handmikro, Headset oder Ansteckmikro
Bildschirmformat, Folienformat und wer den Klicker bedient
Confidence-Monitor, Timer und Zeitpunkt des Soundchecks
Ansprechperson der Technik

Aufzeichnung und Fotorechte

Sag, ob du den Vortrag aufzeichnen, streamen oder fotografieren willst und wofür du das Material nutzen möchtest. Kläre dann, womit die Person einverstanden ist. Behandle das als offene Frage, nicht als Selbstverständlichkeit, und halte die Antwort schriftlich fest. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.

Logistik

Ankunftszeit und wo man sich am Eventtag meldet
Eine Ansprechperson mit Handynummer
Anreise und Unterkunft wie im Angebot vereinbart: wer bucht, wer zahlt, welche Nächte
Backstage, Verpflegung und Parken

Honorar und Reisekosten gehören ins Angebot, nicht in eine späte E-Mail. Wie Spotcast damit umgeht, erklärt die Hilfe zu Honoraren und Reisekosten.

Q&A und Übergabe an die Moderation

Wer die Person ankündigt, und mit welcher Bio
Wer die Fragerunde leitet, wie lange sie dauert und wie Fragen hereinkommen
Das Signal zur Übergabe: wer danach die Bühne übernimmt

Hält eine Moderation dein Programm zusammen, bekommt sie dasselbe Briefing. Erfahrene Moderator:innen für dein Event findest du auf Spotcast.

Wann du was schickst

Ein Briefing wächst mit der Buchung. Schick jeden Teil dann, wenn er gebraucht wird, nicht alles auf einmal.

Mit der Anfrage. Ziel, Datum, Stadt, Publikumsgröße, Format und Sprache. Damit kann das Talent ein passendes Angebot schicken.
Nach der Annahme. Kernbotschaften, No-Go-Themen, Details zum Publikum, ein erster Entwurf des Ablaufs, die Frage zur Aufzeichnung und die Logistik.
Finaler Ablaufplan. Genaue Zeiten, Bühnenplan, Technik, Kontakte und die Übergabe an die Moderation. Schick ihn, sobald das Programm steht.
Briefing-Call. Ein kurzes Gespräch, um den Ablauf durchzugehen, offene Fragen zu klären und Einstieg und Abschluss abzustimmen.

Briefing-Vorlage zum Kopieren

Kopier diese Liste in deine Anfrage oder in den Buchungs-Chat und füll die Lücken aus.

Event: Name, Datum, Stadt, Location
Ziel: warum es das Event gibt und was das Publikum mitnehmen soll
Thema: Motto und wie der Vortrag hineinpasst
Publikum: Größe, Rollen, Vorwissen, Sprache
Slot: Startzeit, Länge, was davor und danach passiert
Format: Keynote, Workshop, Panel oder anderes; Redezeit und Zeit für Fragen
Kernbotschaften: ein, zwei Punkte zum Merken
No-Go-Themen: was vermieden werden soll
Bühne und AV: Mikrofon, Screen, Folienformat, Klicker, Soundcheck
Aufzeichnung und Fotos: geplante Nutzung, mit der Person abzustimmen
Ankunft: Uhrzeit, Eingang, Treffpunkt
Kontakt am Eventtag: Name und Handynummer
Anreise und Unterkunft: wie im Angebot vereinbart
Q&A und Übergabe: wer ankündigt, wer moderiert, wer danach kommt

So hilft dir Spotcast

Auf Spotcast beginnt das Briefing mit der Buchungsanfrage. Du wählst ein Angebot und ergänzt deine Event-Details: Event-Name, Datum, Stadt, Publikumsgröße und Besonderheiten wie Technik, Länge der Fragerunde oder Sprache. Das Talent prüft die Anfrage und antwortet mit einem Angebot. Die Anfrage ist kostenlos.

Vor der Annahme klärst du offene Fragen im Buchungs-Chat: Reise, was das Honorar umfasst, Details zum Format. Nimmst du das Angebot an, ist die Buchung bestätigt und der Termin reserviert. Der Chat bleibt danach dein Kanal für den Rest des Briefings, von den Kernbotschaften bis zum finalen Ablaufplan. Status und Gebühren erklärt die Hilfe zu Buchungen.

Nächste Schritte

Finde deine Speaker:innen im Talent-Verzeichnis
Du buchst auch eine Moderation? Lies, wie du eine Moderation buchst
Plane dein Budget mit Speaker-Honorare und Reisekosten

Gute Vorträge entstehen für einen bestimmten Raum. Sag deinen Speaker:innen, für welchen.